E7 Kosten, Produktivität und Cashflow

Thema

Die Kosten eines Projekts entwickeln sich nicht unabhängig von dessen Ausführung. Jede Entscheidung hinsichtlich Personal, Maschinen, Materialien, Abläufen und Terminen hat wirtschaftliche Konsequenzen. Dieses Modell erläutert, wie der Ressourcenverbrauch in Kosten umgewandelt wird, warum eine Verzögerung ein Bauvorhaben verteuern kann selbst wenn die Stückpreise unverändert bleiben und warum Budget, Ausgaben, vertragliche Verpflichtungen und Cashflow unterschiedliche Konzepte sind.

Das ursprüngliche Budget bildet die erwarteten Kosten für den genehmigten Leistungsumfang ab, einschließlich Arbeitskraft, Ausrüstung, Materialien, Nachunternehmerleistungen, Gemeinkosten und Reserven für Unvorhergesehenes. Dieser Referenzwert ermöglicht die Bewertung von Abweichungen, sollte jedoch strikt von Änderungen des Leistungsumfangs und Preisänderungen getrennt betrachtet werden. Kosten entstehen bei einer Tätigkeit dann, wenn Ressourcen verbraucht oder Verpflichtungen eingegangen werden nicht erst, wenn ein physischer Fortschritt erzielt wird. So kann beispielsweise eine Arbeitskolonne, die aufgrund fehlenden Materials zum Stillstand kommt, weiterhin Lohnkosten und Mietgebühren für Geräte verursachen, ohne dass sich der Umfang der fertiggestellten Arbeit erhöht.

Die Produktivität stellt die Verbindung zwischen der physischen und der wirtschaftlichen Dimension her. Wird für das gleiche Arbeitspensum mehr Zeit, Personal oder Maschineneinsatz benötigt, steigen die Kosten pro fertiggestellter Einheit. Nacharbeiten verschärfen diese Situation, da erneut Aufwand betrieben werden muss, um ein Ergebnis zu erzielen, das eigentlich bereits den Anforderungen hätte entsprechen sollen. Zudem können bei dem Versuch, eine Tätigkeit zu beschleunigen, Überstunden, Arbeitsverdichtung und Effizienzverluste auftreten. Eine Maßnahme zur Verkürzung der Projektdauer senkt nicht zwangsläufig die Gesamtkosten: Sie kann die direkten Kosten erhöhen, während gleichzeitig Ausgaben, die von der Projektdauer abhängen, sinken.

Zeit verursacht eigene Kosten. Aufwendungen für Bauleitung, Baustelleneinrichtung, Verwaltung, gemietete Ausrüstung und Finanzierung fallen an, solange das Projekt andauert. Eine Verzögerung bei einer kritischen Tätigkeit kann diese Kosten in die Länge ziehen, auch wenn der Gesamtumfang der Arbeiten unverändert bleibt. Zudem fällt der Zeitpunkt, an dem Kosten entstehen, nicht immer mit dem Zeitpunkt der Zahlung zusammen; ebenso wenig garantiert die Ausführung einer Leistung, dass der Auftraggeber diese sofort abnimmt und bezahlt. Um die finanzielle Situation zu verstehen, muss man zwischen verbrauchten Ressourcen, vertraglichen Verpflichtungen, Rechnungen, Abnahmen, Zahlungseingängen und tatsächlichen Zahlungen unterscheiden. Die wirtschaftliche Schätzung bei Projektende kombiniert die bereits angefallenen oder vertraglich gebundenen Ausgaben mit den voraussichtlichen Kosten für die noch ausstehenden Arbeiten unter Berücksichtigung künftiger Bedingungen. Diese Prognose muss aktualisiert werden, sobald sich Leistungsraten, Preise, Projektumfang, Zeitpläne oder Ausführungsstrategien ändern. Das Monitoring erfordert ein genehmigtes Budget, Kostensätze, Angaben zu Arbeitsstunden und eingesetzter Ausrüstung, Materialverbrauch, abgenommene Mengen, indirekte Kosten, vertragliche Verpflichtungen, Leistungsnachweise sowie einen Liquiditätsplan.

Der Simulator ermöglicht es, Faktoren wie Produktivitätsverluste, logistische Verzögerungen oder Entscheidungen zur Beschleunigung des Projektfortschritts zu erfassen. Er vergleicht die aufgelaufenen Kosten, die Kosten pro abgenommener Einheit, zeitabhängige Ausgaben, die Gesamtkostenschätzung bei Projektende sowie den Verlauf von Einnahmen und Ausgaben. Auf diese Weise lässt sich aufzeigen, warum ein Projekt hohe Ausgaben bei geringem Fortschritt aufweisen kann oder aber ein wirtschaftlich durchaus akzeptables Ergebnis bei gleichzeitigen vorübergehenden Liquiditätsengpässen. Der wesentliche Nutzen besteht darin, jede wirtschaftliche Abweichung mit den operativen Mechanismen zu verknüpfen, die sie verursacht haben.

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